Zucht... verzuimmanagement. Het is een woord dat zelden tot enthousiasme leidt. Niemand zit erop te wachten, maar iedereen heeft ermee te maken. Is het niet van jezelf dan wel van de mensen met wie je werkt.
Voor de meeste directeuren, managers en ondernemende professionals betekent verzuim een hoop extra werk, kosten en frustraties. Het zet relaties en resultaten onder druk en kan je in het slechtste geval zelfs je positie kosten. Terwijl verzuimmanagement geen drama hoeft te zijn.
In deze blog ontdek je hoe je verzuim ontwart, waardoor complexiteit verandert in vitaliteit. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Tenzij je natuurlijk liever verzuimt…
Waarom verzuimmanagement complex is
Verzuimmanagement lijkt eenvoudig: bijhouden wie afwezig is en waarom, en die afwezigheid zien te voorkomen of beperken. De werkelijkheid is echter veel ingewikkelder en dat is precies waardoor verzuim voor veel leiders een hoofdpijndossier is.
Hieronder vind je vier redenen waarom verzuimmanagement zo complex is:
- Meerdere oorzaken: Verzuim heeft verschillende oorzaken, variërend van fysieke ziektes en mentale gezondheidsproblemen tot persoonlijke omstandigheden en organisatorische factoren zoals werkdruk of een slechte werksfeer. Elke oorzaak vereist een andere aanpak.
- Individuele verschillen: Wat voor de ene medewerker werkt, werkt niet voor de andere. Effectief verzuimmanagement houdt rekening met de unieke behoeften en omstandigheden van elke medewerker.
- Juridische en administratieve uitdagingen: Verzuim kent veel wetten en voorschriften. Het niet voldoen aan deze regels kan leiden tot juridische problemen en hoge kosten.
- Impact op de organisatie: Verzuim beïnvloedt niet alleen de verzuimende medewerker, maar ook het hele team en de organisatie. Dit resulteert in verminderde productiviteit, hogere werkdruk voor aanwezige medewerkers en uiteindelijk verlies van omzet en winst.
Effectief verzuimmanagement houdt rekening met al deze factoren, zowel ter voorkoming van verzuim als bij eenmalig, frequent of langdurig verzuim. Het vervolg maakt duidelijk waarom dit van vitaal belang is voor mens, organisatie en maatschappij.
Schade door verzuim
De schade door verzuim is aanzienlijk. En die voel je overal.
1. Financiële schade
Verzuim veroorzaakt directe en substantiële financiële schade voor organisaties:
- Directe kosten: De directe uitgaven die ontstaan door het verzuim, zoals doorbetaling van het salaris tijdens de afwezigheid. Bereken de directe kosten als volgt:
- Jaarlijks salaris: €[salaris]
- Aantal werkbare dagen per jaar: [aantal dagen]
- Kosten per dag: €[salaris] / [aantal dagen]
- Aantal verzuimdagen: [verzuimdagen]
- Totale directe kosten: [verzuimdagen] × (€[salaris] / [aantal dagen])
- Vervangingskosten: De kosten om een vervanger in te huren zijn afhankelijk van de complexiteit van de rol en de benodigde expertise. Deze omvatten niet alleen het salaris van de vervanger, maar ook eventuele extra kosten voor training en ondersteuning. Bereken de vervangingskosten als volgt:
- Kosten per dag voor vervanging: €[vervangingskosten per dag]
- Aantal vervangingsdagen: [vervangingsdagen]
- Totale vervangingskosten: [vervangingsdagen] × €[vervangingskosten per dag]
- Gederfde omzet of winst: Dit zijn de inkomsten of winst die de organisatie misloopt door het verzuim. Het betreft de bijdrage aan de omzet en winst van het bedrijf. Bereken de gederfde omzet als volgt:
- Jaarlijkse omzet van de organisatie: €[omzet]
- Bijdragepercentage: [percentage]
- Dagelijkse omzet: €[omzet] / [aantal dagen]
- Bijdrage per dag: [percentage] × (€[omzet] / [aantal dagen])
- Totale gederfde omzet: [verzuimdagen] × ([percentage] × (€[omzet] / [aantal dagen]))
2. Persoonlijke schade
Naast deze financiële schade veroorzaakt langdurig verzuim aanzienlijke persoonlijke schade:
- Inkomensverlies: Langdurige afwezigheid leidt tot verlies van inkomen, wat de financiële stabiliteit aantast en het moeilijk maakt om financiële verplichtingen na te komen.
- Beperkte carrièreontwikkeling: Herhaaldelijk of langdurig verzuim resulteert in gemiste kansen voor promotie, salarisverhoging en professionele ontwikkeling, waardoor het verdienpotentieel vermindert.
- Sociale uitsluiting: Financiële stress door inkomensverlies beperkt deelname aan sociale activiteiten. Dit leidt tot sociale isolatie en een verminderd gevoel van verbondenheid met de maatschappij.
- Afhankelijkheid van sociale instellingen: Langdurig verzuim kan leiden tot afhankelijkheid van sociale instellingen of overheidssteun, wat het gevoel van autonomie en zelfredzaamheid vermindert.
- Daling gezondheid en welzijn: Financiële onzekerheid en isolatie dragen bij aan stress, angst en depressie. Ook het gebrek aan werkroutine en dagelijkse structuur beïnvloeden lichaam en geest negatief.
3. Schade aan team en organisatie
Bovenop de financiële en persoonlijke nadelen, schaadt verzuim het team en de organisatie als geheel:
- Teamdynamiek: De afwezigheid van een collega verstoort de teamdynamiek. Onduidelijkheden over werkverdeling en toegenomen werkdruk leiden tot fouten, onzekerheid en verhoogde stress. Samenwerking verloopt stroever, spanningen en conflicten nemen toe, en de productiviteit en het moreel dalen.
- Organisatieprestaties: Langdurige afwezigheid beïnvloedt de prestaties van de organisatie. Projecten liggen stil of lopen vertraging op doordat belangrijke beslissingen uitblijven. Dit vermindert de efficiëntie van dagelijkse operaties en schaadt de klanttevredenheid. Vertragingen en fouten ondermijnen het vertrouwen van klanten en schaden de reputatie.
- Organisatiecultuur: Verzuim ondermijnt de organisatiecultuur. Regelmatige afwezigheid creëert vrijblijvendheid en vermindert de betrokkenheid. Gebrek aan verantwoordelijkheid en aandacht verzwakt de werksfeer. Samenwerking en communicatie verslechteren, medewerkers vormen eilandjes en roddelcircuits, gemopper en geklaag tieren welig. Eigenbelang staat voorop; angst en verwaarlozing tekenen de cultuur.
Verzuimmanagement ontward
Je ziet het: verzuim is geen klein probleem dat je even oplost. Maar hoe krijg je grip op deze complexiteit, waardoor het verandert in vitaliteit voor mens, team en organisatie? De sleutel ligt in de volgende drie fasen:
- Preventie: Creëer een cultuur van welzijn en betrokkenheid. Zorg voor duidelijke verwachtingen en ondersteun je medewerkers proactief. Dit voorkomt niet alleen verzuim, maar verbetert ook de algehele werktevredenheid.
- Interventie: Reageer onmiddellijk bij verzuim. Identificeer problemen en bied passende oplossingen en ondersteuning aan. Dit kan variëren van aanpassingen in de werkomgeving tot persoonlijke begeleiding en counseling.
- Re-integratie: Zorg voor een gestructureerde en ondersteunende terugkeer van langdurig afwezigen. Begeleid je teamleden en pas de werkdruk waar nodig aan om een soepele re-integratie te bevorderen.
Integrale aanpak van verzuim
In de volgende afbeelding zie je hoe de drie fasen van verzuimmanagement en de drie managementniveaus – individu, team en organisatie – samenhangen.
De combinatie van deze fasen en niveaus levert een integrale verzuimaanpak op. Per verzuimfase vindt top-down en bottom-up beïnvloeding plaats, waardoor op elk niveau de meest vruchtbare aanpak mogelijk is.
Ontwikkeling van effectiviteit
Of deze mogelijkheid ook tot vruchten leidt, is afhankelijk van de bekwaamheid per fase en op elk niveau. Zonder bewustwording en bereidheid om op alle niveaus effectief te handelen, is de kans klein dat preventie, interventie of re-integratie succesvol plaatsvinden. Evenzo komen preventie, interventie en re-integratie niet uit de verf als individu, team en organisatie onvoldoende met elkaar samenwerken.
De volgende afbeelding illustreert hoe verzuimmanagement zich ontwikkelt, zowel per fase als per niveau, waardoor de juiste preventie, interventie en re-integratie op het juiste moment plaatsvindt en ook op de juiste manier wordt gefaciliteerd en ondersteund.
NB Voor de overzichtelijkheid zijn de dubbele pijlen tussen de fasen enerzijds en de niveaus anderzijds achterwege gelaten. Hetzelfde geldt voor de enkele pijlen – van bewustwording naar bereidheid naar bekwaamheid – per niveau, en de dubbele pijlen tussen individu, team en organisatie per ontwikkelingsstadium. Deze zijn allemaal wel van toepassing.
Heb jij een idee waar jij staat met jezelf, je team en organisatie in elke fase? En heb je ook een beeld hoe elke fase bij elke medewerker, binnen je team en in de organisatie leeft?
Passie, energie en plezier
De antwoorden op deze twee vragen zijn niet los te zien van de drie elementen van vitaliteit: passie, energie en plezier. Niet zelden is verzuim een symptoom van onvrede, omdat een of meer van deze elementen onvoldoende terugkomen in het eigen werk, de samenwerking binnen het team of de missie en visie van de organisatie.
Wat precies de onvrede veroorzaakt, maakt verzuim complex, tenzij je echt naar de kern van de zaak en de mens durft te kijken. Op dat moment komt vitaliteit centraal te staan en leiden doen wat je wilt en willen wat je doet als vanzelfsprekend tot gezonde, prettige en productieve omstandigheden. De volgende afbeelding vat effectief en vitaal verzuimmanagement samen.
Best practices
Wat de kracht van effectief en vitaal verzuimmanagement is, blijkt uit de vele testimonia die FFT de afgelopen decennia van verschillende soorten klanten mocht ontvangen.
Arbodiensten
Arbodiensten zoals Relan Arbo, Tredin en Prevend Arbo Services kozen voor een bedrijfsprogramma van FFT, zodat ze het verzuim bij hun klanten effectief en vitaal konden aanpakken. Daarvoor was het noodzakelijk dat ze zich op alle niveaus van oude Ziektewet naar nieuwe Wet Verbetering Poortwachter transformeerden. Ook voor diverse klanten van deze arbodiensten, zoals gemeenten en scholen, kon FFT vervolgens aan de slag. Denk hierbij aan het effectief voeren van verzuim- en re-integratiegesprekken voor leidinggevenden en het trainen en coachen van gestreste managers en medewerkers, waaronder een hoofd facilitaire dienst, managementassistent en schooldirecteur.
Inkomensverzekeraars
Inkomensverzekeraars zoals Hooge Huys, Amev, De Amersfoortse en Interpolis waren vooral fan van de stressprogramma's van FFT. Door deze aan te bieden aan hun verzekerden duurde stressgerelateerde arbeidsongeschiktheid minder lang of kon uitval door stress zelfs worden voorkomen.
UWV SMZ
Voor UWV SMZ was FFT een logische keuze om binnen de sociaal medische functie van vijf bloedgroepen met vijf eigen systemen naar een uniform workflowmanagementsysteem te komen. Ondanks technische onmogelijkheden en menselijke onwelwillendheden slaagde het project USMF op tijd en binnen budget, waardoor arbeidsongeschiktheidsclaims voortaan in het hele land op dezelfde manier worden behandeld.
Werkgevers
Ook werkgevers wisten de weg naar FFT te vinden om hun verzuim effectief aan te pakken. Zo kozen Plukon Poultry, CBR en ZINN voor gesprekstraining van alle leidinggevenden, waardoor ze hun hoge ziekteverzuim structureel verminderden. Andere werkgevers kozen ervoor om te investeren in hun medewerkers. Hierdoor konden onder meer een kandidaat-notaris, gemeentemedewerker en coördinator ICT, tevens leerkracht weer vlot aan het werk. Daarnaast bleven een manager, arbeidsdeskundige, hoofd HRM, teamleider en financieel administrateur, evenals diverse ICT'ers zoals een beheerder, manager, projectmanager, security manager en twee ICT-adviseurs, juist op de been.
Ondernemers
Zelfstandigen zonder en met personeel, de zogenaamde ZZP'ers en ZMP'ers, evenals andere ondernemers, voorkomen graag dat verzuim hun bedrijfsvoering belemmert. Het effectief managen van stress blijkt dan vaak hun grootste uitdaging. Zowel het online programma 'Van Stress Naar Succes Met Jezelf' als het leiderschapsprogramma 'Relaxed Excelleren' (en haar voorlopers) zijn bij hen al decennialang bijzonder populair. Dit blijkt al uit de positieve ervaringen van ondernemers zoals Hans (2000), Ernst (2001) en Nars (2001) met de eerste trainingen 'Werken Zonder Stress'.
Start met vitaal verzuimmanagement
Wil jij af van gedoe en grip krijgen op verzuim? Zorg er dan voor dat je op alle drie de niveaus weet wat je wilt, en hoe je dat individueel, als team en met je organisatie voor elkaar krijgt. Voor de drie fasen geldt hetzelfde, waarbij voorkomen natuurlijk vele malen effectiever is dan interveniëren of re-integreren.
Kun je hierbij mijn hulp gebruiken? Dan sta ik je graag terzijde met een van de volgende opties.
Vraag en antwoord
Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met complex of vitaal verzuimmanagement delen? Laat hieronder je reactie achter en ik antwoord persoonlijk.
