Hoe je overspringende apen direct terug dirigeert

Je zou er bijna je deur voor dichtdoen. Want wat heb je een spijt als collega's, klanten en leveranciers je weer eens weten te vinden. Komen ze met je praten over een probleem, zit na afloop hun aap ineens op jouw schouder. En omkijken, ho maar. Jij krijgt immers altijd alles voor elkaar, dus waarom zouden ze? Opgewekt lopen ze naar buiten, terwijl jij met hun overspringende apen zit….

Herken je bovenstaande situatie? En merk je dat jouw werk daardoor steeds meer verschuift naar jouw avonden en weekends? Lees dan vooral deze blog.

Ik geef je drie super simpele vragen, waarmee jij overspringende apen direct terug dirigeert naar de eigenaar. Iedereen heeft immers recht op zijn eigen probleem – en zeker als hij daarvoor betaald wordt 😉!

Alle taken horen erbij

Thuis merken ze dat je keihard werkt. Je staat voor dag en dauw op en ligt er pas rond middernacht in. Na het avondeten – als je überhaupt al thuis eet – klap je de laptop open om nog een berg mails weg te werken en alle vergaderstukken voor de volgende dag door te nemen. Het reguliere werk vraagt nu eenmaal je aandacht: visie, missie & strategie, planning, uitvoering & control, HRM, ICT, enzovoorts. Het hoort er allemaal bij, maar tijdens kantooruren kom je er niet meer aan toe.

Druk met andere dingen

Dag in dag uit staat je agenda bomvol vergaderingen, overleggen en besprekingen. Druk, druk en nog eens druk, maar als je goed kijkt naar de inhoud van deze meetings dan blijkt het gros niet eens over jouw eigen werk te gaan.

Kijk maar eens kritisch in je agenda hoeveel overspringende apen je al hebt geaccepteerd:

• Hoeveel vergaderingen, overleggen en besprekingen staan erin?
• Hoeveel uren kosten je die per dag, per week, per maand en per jaar?
• En hoeveel gaan er inhoudelijk echt over het werk waarvoor jij betaald wordt?

Terwijl je aan deze bijeenkomsten je tijd besteedt, blijft je eigen werk liggen – je dierbaren weten helaas al te goed wanneer je dat inhaalt. Maar dit is slechts het topje van de ijsberg als je overspringende apen van anderen accepteert.

Overspringende apen komen altijd met meer

Kijk je nog iets verder, dan blijkt dat je niet alleen de overspringende apen van anderen op je schouder hebt genomen, maar dat je daarmee ook verantwoordelijk bent geworden voor:

1. het vinden van een oplossing voor het probleem.
2. het realiseren van deze oplossing.
3. het toetsen of deze oplossing werkt.

Terwijl de oorspronkelijke eigenaren van de overspringende apen tevreden en ontspannen huiswaarts keren, stijgen jouw overuren en bouwt de stress zich geestelijk en lichamelijk steeds verder bij je op. Want hoe houd je al die ballen in de lucht? Je hebt je handen al meer dan vol met je eigen werk, laat staan met het werk van anderen.

In de aap gelogeerd zijn

Met al die overspringende apen op je schouder nemen, ben je dus mooi in de aap gelogeerd. En in die aap is het heel erg druk, omdat veel ambitieuze directeuren, managers en ondernemende professionals zich in zo'n zelfde benarde situatie bevinden.

Terwijl het niet nodig is om jezelf, je hobby's en je privéleven op te offeren voor jouw job aan de top. Wat denk je van 0% overuren, 25% productiever en 100% leven? Laten we daarom eerst eens kijken hoe het komt dat die overspringende apen zo graag op jouw schouder komen zitten.

Waarom springen apen over?

Onze geschiedenis geeft antwoord.

Terug naar de oertijd

Wij – mensen – zijn sociale wezens die elkaar nodig hebben om te overleven en onszelf voort te planten. In de oertijd zorgde de groep ervoor dat je je veilig, vertrouwd en geborgen voelde, doordat iedereen hier op zijn eigen wijze aan bijdroeg. De een ging op jacht of verzamelde bessen, de volgende zorgde voor huis en haard en weer anderen hielden de wacht, gingen op verkenning of legden voorraden aan. In elk van deze activiteiten speelden 'taak' en 'relatie' een rol, waardoor de juiste dingen gebeurden én de dingen juist gebeurden ten einde de soort in stand te houden.

Taak en mens succesvol combineren

Ook in organisaties en teams is het voor de continuïteit van groot belang dat de juiste dingen gebeuren én dat de dingen juist gebeuren. Enerzijds vraagt dit om taakgerichtheid met heldere doelen en SMART acties, waaraan iedereen zijn steentje bijdraagt en hierop wordt aangesproken. Anderzijds verlangt het oog en oor voor elk mens, zodat iedereen zich gezien en gehoord voelt en wensen, zorgen en behoeften geen problemen worden.

De aap uit de mouw

Combineer je 'taak' en 'mens' effectief dan ben je een assertieve, motiverende baas, die geen last van overspringende apen heeft, omdat je verantwoordelijkheid neemt en geeft en jezelf en de ander hierop aanspreekt. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden dienen het doel van de organisatie en de wijze waarop er met elkaar wordt gecommuniceerd is transparant.

Heb je wel last van overspringende apen dan ben je of 'de taak' of 'de mens' – of beide – uit het oog verloren. Zeker als jouw overuren de pan uitrijzen is het nuttig om hier goed bij stil te staan. En vooral omdat deze ineffectieve apen zelden herkenbaar uit de mouw komen.

Meestal hullen zij zich in vriendelijkheid, zorgzaamheid en hulpvaardigheid – helemaal in een functie als de jouwe. Want jij zit toch niet voor niets op jouw plek? En het is toch jouw werk dat 'taak' en 'mens' reilen en zeilen? Dus kom maar op met die problemen!

Seen it, done it, been there

Met jouw kennis, kunde en ervaring kun jij elk probleem tackelen, toch? Seen it, done it, been there. En geldt dit niet, dan denk je toch minstens dat je iets met het probleem van de ander wilt, kunt of moet. Die overspringende apen zitten immers niet voor niets op jouw schouder. En daar zitten ze reuze comfortabel, want ze groeien als kool en blijken ook nog te jongen.

Van het ene probleem komt het volgende probleem en voordat je het weet heb je een hele apenkolonie op je schouder. Je zult niet de eerste zijn die onder deze loden last bezwijkt of om deze reden zijn topfunctie aan de wilgen hangt.

Hoogste tijd dus dat iedereen zijn eigen probleem leert oplossen, zodat jij je op jouw eigen werk kunt concentreren en je collega's, klanten en leveranciers op dat van hen.

Vraag aan jou: Hoe zou jouw agenda er overdag uitzien als je je niet meer bezig hoeft te houden met de problemen van anderen, maar enkel met die van jou? En wat zou dat betekenen voor jouw privéleven en hobby's als je alle avonden en weekends weer vrij te besteden hebt?

Dirigeer overspringende apen direct terug

De oplossing is niet ingewikkeld, je moet het alleen wel doen. Want steevast kom ik in mijn begeleidingstrajecten tegen dat ambitieuze directeuren, managers en ondernemende professionals de volgende drie simpele vragen niet transparant kunnen beantwoorden:

1. Wat is het probleem?
2. Voor wie?
3. En waarom?

Het HOE volgt pas na het wie en wat

Mijn klanten stel ik dan de vraag: "Als deze vragen niet zijn beantwoord door degene die met het probleem bij je aanklopt, en jij hebt deze antwoorden evenmin, hoe denk je dan dat je dit vraagstuk gaat oplossen?"

Vaak blijft het dan oorverdovend stil, omdat er heel erg hard wordt nagedacht. En soms ook stilletjes wordt gefoeterd of beschaamd wordt gezwegen.

Want laten we wel wezen: als niet duidelijk is wat het probleem is voor wie en waarom, HOE kun je dan ooit een werkende oplossing voor alle belanghebbenden vinden?

Het antwoord is "NIET!", dus spaar je de moeite in tijd, geld en energie. En daarmee komt 0% overuren, 25% productiever werken en 100% leven een stuk dichterbij toch?

Dit kun jij ook bereiken

Stel je voor: Zeeën van tijd om ongestoord te werken aan je eigen problemen, die ook daadwerkelijk alleen door jou op te lossen zijn. Collega's nemen hun eigen verantwoordelijkheid, klanten en leveranciers ook. Iedereen helpt elkaar om de eigen problemen op te lossen, maar niet door ze over te nemen.

Geen overspringende apen meer en evenmin verspilling van mensen en middelen aan halfzachte boodschappen, paniekvoetbal of praatjes voor de vaak. Zeg maar dag tegen je overuren en welkom uitslapen, tennisracket of hardloopschoenen.

Stop met gebabbel

Een illusie? Nee, niet als je er bij elk probleem voor zorgt dat het geadresseerd is aan degene die het probleem heeft. Hoeveel mensen in jouw omgeving doen dat zo expliciet? En hoe expliciet ben jij hier zelf in? Ook aan de top wordt er veelvuldig in het luchtledige over problemen gepraat.

• "Er is een probleem".
• "Het is een probleem".
• "Of we hebben een probleem."

En dat probleem kan ook "enorm", "verschrikkelijk" of "acuut" zijn. Of zelfs "bloedspoed" hebben.

Merk je al hoe jouw oren zich spitsten bij deze woorden? En hoe je ogen opensperden? Misschien voelde je de adrenaline zelfs al door je aderen gieren, omdat een probleem appelleert aan gevaar en je lichaam dan direct in staat van paraatheid komt om te vechten, vluchten, bevriezen of flauw te vallen.

• Maar wie heeft er in deze formuleringen nu een probleem?
• En wat is dat probleem dan precies?
• En waarom is dat dan zo problematisch?

Zonder antwoord op deze vragen kunnen mensen eindeloos praten over wat ze van dit probleem denken en vinden, terwijl het geen enkele zode aan de dijk zet. Wil jij wel effectief en efficiënt samenwerken? Zorg dat je antwoord hebt op deze drie vragen, voordat je jouw kostbare tijd beschikbaar stelt.

Adresseer de juiste persoon

Om te onthouden: Je hebt pas een probleem als je naam wordt genoemd en de ander je heel helder kan uitleggen wat jouw probleem is en waarom dat jouw probleem is. Want dan wordt duidelijk dat het probleem jouw belang schaadt, je behoefte niet bevredigt of jouw dromen aan diggelen gooit.

Met deze daarom staan jouw resultaten of relaties op het spel, oogst je meer kosten dan baten en loopt het spaak met 'taak' en 'mens'. Au, dat doet 'pijn', terwijl je het juist 'fijn' wilt hebben. En dat motiveert om aan de slag te gaan.

Maar als het probleem niet van jou is, tja… Daar gaat het vaak fout.

Echte hulp geven

Conclusie: zonder heldere antwoorden van de ander verspil je alleen maar tijd. Stel daarom elke keer weer de drie vragen – wat, wie en waarom – als iemand met een probleem jouw kamer binnenwandelt!

Je voorkomt er ten eerste jouw eigen improductiviteit en overuren mee. Ten tweede houd je de aap op de schouder waar hij hoort – bij de eigenaar. En ten derde help je de ander met de eerste stap naar een goede probleemanalyse, waardoor ook hij voortaan productiever kan functioneren.

Naast doel- en resultaatgericht, ben je zo ook vriendelijk, zorgzaam en hulpvaardig, ideaal toch?

Herhaling is echt de kunst

Hoe vaker je de wat, wie en waarom vragen stelt, hoe meer je jezelf en je omgeving traint om de juiste dingen te doen en de dingen juist te doen.

Spreekt dit je aan? Met de volgende opties kun je meteen een eerste stap zetten naar relaxed excelleren aan de top – zonder overspringende apen op je schouder. Ik ben benieuwd welke je kiest en laat je graag kennis maken met de kracht van deze drie super simpele vragen.

Vraag en antwoord

Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met overspringende apen (niet) direct terug dirigeren delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.

Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass

Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.

Exclusief 1 op 1 sparren

Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.