Een omvangrijk ICT-project
Margriet Taams is in maart 2006 door mij benaderd in verband met de start van een omvangrijk ICT-project binnen UWV. In minder dan twee jaar tijd diende een workflowmanagementsysteem Sociaal Medische Functie (SMF) te worden geïmplementeerd binnen de Front Office (FO) van de Divisie AG. Omstreeks 4000 medewerkers, managers en stafmedewerkers, verdeeld over 28 kantoren in 6 regio's, moesten op 1 januari 2008 in staat zijn het systeem 100% volledig, juist en tijdig te gebruiken.
Veel weerstand, weinig draagvlak
Inrichting van de projectorganisatie UWV brede uitrol SMF (U-SMF) ging gepaard met de volgende vraag: op welke wijze en door wie een gerichte en adequate sturing op een dergelijk omvangrijk project kon worden gegeven. Vanuit eerdere positieve ervaringen met een vergelijkbaar complex project bij het toenmalige SFB, was Margriet voor mij een logische keuze. Zij beschikt over een aantal bijzondere kwaliteiten, die in mijn optiek onontbeerlijk waren voor het welslagen van voornoemd project.
Leiding aan Organisatie- en Gebruikersontwikkeling
Margriet werd met ingang van 1 juli 2006 belast met de projectleiding van het onderdeel Organisatie en Gebruikersontwikkeling (OGO). Zij gaf leiding aan 11 UWV-ers en 15 externen, die in verschillende rollen actief waren. Van regiocoördinator (5), opleider/trainer/werkplekbegeleider (15) en planner (2) tot opleidingskundige (1) en administratief-logistiek medewerker (1). Gezamenlijk gaven zij uitvoering aan de operationele taken binnen OGO.
Ook binnen het overleg van het projectmanagementteam U-SMF had Margriet een expliciete rol. Een goed geregisseerde volgordelijkheid in de activiteiten van de deelprojecten Business Ontwerp/Systeem Ontwikkeling (BOSO), Technische Implementatie (TI) en OGO was van groot belang voor een efficiënte uitrol van SMF. Vrijblijvendheid van afspraken was daarbij niet werkbaar. Margriet zorgde voor transparantie, samenhang en tijdigheid. Niet alleen door zelf aanspreekbaar te zijn op haar eigen voortgang en resultaten. Maar ook door anderen direct aan te spreken op het moment dat zaken niet liepen zoals gewenst of afgesproken waren.
Van weerstand naar draagvlak
Met mij als stuurgroepvoorzitter had Margriet een geformaliseerde "open communicatielijn". Ik hechtte hieraan belang, omdat ik onmiddellijk wilde kunnen (bij)sturen op signalen vanuit OGO betreffende onvoldoende draagvlak, commitment, bereidheid of facilitering. Het imago van SMF was immers negatief. Medewerkers en management waren gewend aan hun "eigen" (ex-uvi) ondersteunende systemen en moesten die, ten faveure van SMF, gedwongen opgeven. Het team van Margriet heeft daarvoor nogal wat weerstanden moeten overwinnen. Daarin zijn zij uitstekend geslaagd.
Binnen tijd en budget gerealiseerd
Het project U-SMF is binnen de vooraf gestelde termijnen en beschikbare budgetten gerealiseerd. Een prestatie die uiteraard door het gehele projectteam tot stand is gebracht. De bijdrage die Margriet daarin heeft geleverd, kenmerkt zich door een aantal meerwaarden, vertaald in: effectief, concreet, resultaatgericht en met oog voor de menselijke maat.
