Ja zeggen, nee doen – om je groen en geel te ergeren…
Afspraken die niet nagekomen worden. Terwijl jij overduidelijk bent geweest en de ander dus precies wist wat hem te doen stond. En dan doet hij het niet. En hij laat ineens ook al niets meer van zich horen.
Wat een… (leef je uit op de puntjes).
Of misschien doet die ander het wel, maar niet op tijd. Of niet juist, niet volledig of niet betrouwbaar. Dan zit jij met de fouten, klachten en andere gebakken peren. Die je allemaal zelf mag oplossen, want de ander doet het niet. Die zegt 'ja' en doet 'nee': dat schiet niet op.
Beter om het zelf te doen – denk je. Een lelijke vergissing. Want door zelf te doen wat een ander nalaat ben jij in gebreke.
Je verzuimt te doen wat effectief is en bezorgt jezelf extra werk, frustraties en ellende. Je wordt er moe van, geïrriteerd en chagrijnig. Je krijgt er lichamelijke en geestelijke klachten van. Kunt er zelfs ziek en arbeidsongeschikt van worden.
Terwijl het heel goed anders kan.
Wat is verzuim?
Verzuim is niet doen wat je geacht wordt te doen. Je komt je afspraken niet na en bent dus in gebreke. Daar kun, mag en moet je op worden aangesproken. Gebeurt dit niet dan leidt verzuim van kwaad tot erger.
In dit artikel laat ik je zien wat de oorzaken en gevolgen zijn van verzuim. Maar ook welke schade je jezelf en anderen berokkent door hier nalatig mee om te gaan. Met de hulpmiddelen die ik je geef kun je direct aan het werk om verzuim te herkennen, bespreekbaar te maken en op te lossen.
Je ontdekt:
- Wat verzuim en nalatigheid schadelijk maakt
- Waarom, wanneer en hoe je verzuimt
- Schade voor jezelf en anderen
- Hoe je maatregelen tegen verzuim neemt
- No more excuses
- Verzuim is een keuze
- Hoe het anders kan
- Over de relatie tussen ziekte en verzuim
- Hoe je elkaar veilig aanspreekt op verzuim
- Zo werkt UBAA
- Drie keer UBAA'en volstaat
Wat verzuim en nalatigheid schadelijk maakt
Verzuim heeft grote gevolgen voor de resultaten die je boekt. Er wordt niet gedaan wat is afgesproken en daarom haal je je doelen niet en presteer je onder de maat.
De schade is groot:
- Ontevreden klanten
- Financiële zorgen
- Gezondheidsklachten
- Werkdruk voor collega's
- Ongewenst verloop
- Overspannen collega's
- Dwarsliggers
- Kantjes-eraf-lopers
- Struisvogels
Ontevreden klanten
Klanten krijgen niet wat ze nodig hebben en wat ze krijgen is niet op tijd, niet juist, niet volledig of niet betrouwbaar. Daardoor kunnen ze minder goed functioneren in hun werk of leven en ervaren ze geen nut of gemak van je.
Hoe je het ook wendt of keert, je helpt ze niet met jouw product of dienst. En daardoor zijn ze ontevreden over je. Als je geluk hebt vertellen ze je dit zelf, zodat je je misser kunt herstellen en een tweede kans krijgt.
Maar meestal heb je pech, vertellen ze het voort en blijven nieuwe opdrachten en klanten uit. Je concurrent ontvangt ze met open armen.
Financiële zorgen
Als klanten wegblijven, wie betaalt dan jouw salaris? En hoe betaal jij je hypotheek of huur dan nog? Kunnen de kinderen nog wel studeren? Is er nog wel geld voor vakanties? En kom je nog wel ergens anders aan de bak?
De vanzelfsprekendheid van een vast inkomen staat plots op losse schroeven. Het hebben van een vaste baan of vaste verdiensten ook. Onzekerheid, angst en twijfel deuken je zelfvertrouwen en je ego.
Gezondheidsklachten
Getob over werk en inkomen houdt mensen uit hun slaap, waardoor ze steeds minder fris en fruitig uit hun ogen kijken. Hun lichaam en geest laten het afweten, omdat ze gevoed worden door angsten, zorgen en stress.
Waar dat toe leidt?
Je verzuimt op je werk, omdat je je niet goed kunt concentreren, vermoeid bent en fouten maakt. Met aspirines, cafeïne en nicotine houd je jezelf op de been en steeds vaker neem je een baaldag op.
Totdat al deze lapmiddelen geen zoden meer aan de dijk zetten en je de huisarts raadpleegt. Die pillen, poeders of een prik voorschrijft. Of doorverwijst naar specialisten in de geestelijke of lichamelijke gezondheidszorg.
Vanaf dat moment krijgen de witte jassen het voor het zeggen. Jouw verzuim wordt een medische aangelegenheid waar allerlei privacyregels op van toepassing zijn. Maar ook rechten en plichten, waarover jij met alle betrokkenen op het juiste moment het juiste gesprek moet voeren. Terwijl jij maar een ding wilt: beter worden.
Werkdruk voor collega's
Wordt er verzuimd? Dan blijft er werk liggen.
Niet leuk voor jou, maar ook niet voor je collega's. Er moet meer werk gedaan worden door dezelfde mensen die daardoor een hogere werkdruk ervaren. Terwijl er ook nog achterstallig werk ligt, fouten gerepareerd moeten worden en er steeds meer gecontroleerd en verantwoord moet worden.
Ongewenst verloop
Hoeveel goede collega's zijn er bij jou al vertrokken omdat ze het niet meer zagen zitten te dweilen met de kraan open?
Je kunt ze moeilijk ongelijk geven. Als de cultuur van een organisatie ziek is en ook niet beter wil worden, neem er dan maar liever afscheid van. Misschien ook wel slim als jij dat had gedaan toen de klad erin kwam. Nu heb je collega's die overspannen thuis zitten, dwars liggen of de kantjes eraf lopen.
Overspannen collega's
Andere collega's hebben het te ver laten komen. Die zijn al vele maanden uit de running, omdat het werk ze te veel geworden is.
Ze hebben zich een slag in de rondte gewerkt om alle ballen in de lucht te houden, waarbij ze zichzelf volledig hebben weggecijferd. Nu zitten ze thuis: overwerkt, overspannen of burn-out.
Hun re-integratie gaat met piepkleine stapjes, waarbij alles en iedereen zich moet aanpassen. Doe je dit niet? Dan zwaaien er boetes en sancties waar je niet vrolijk van wordt.
Dwarsliggers
Weer andere collega's liggen alleen maar dwars. Wat er ook bedacht wordt om te verbeteren, zij zeggen nee. En als anderen nee zeggen, willen zij het ineens wel.
Geen land mee te bezeilen. Alleen maar negatieve energie die iedereen frustreert. Die collega's zou je met liefde zien vertrekken. Helaas hebben ze goudgerande arbeidsvoorwaarden…
Net of voortdurend dwarsliggen geen prijs heeft, maar goed: dat is een ander verhaal.
Kantjes-eraf-lopers
Wie weinig van zich laat horen of zien zou zo maar de kantjes eraf kunnen lopen. Glad als een aal en de grootste vrienden met de leidinggevende. Tot ergernis van collega's, die het werk doen dat hun kantjes-afloop-collega laat liggen.
Als laatste binnen, als eerste naar huis. Nooit bereikbaar als je belt, een agenda die niet ontsloten is. Wat je ook vraagt, alles is moeilijk, kan niet of komt nu niet uit. Maar ondertussen kan er wel uren worden gerookt, geluncht of koffiegeleut.
Spijtig dat de leidinggevende al dat gelanterfant niet ziet en aanpakt. Dan zou de werkdruk zeker dalen en het werkplezier met sprongen toenemen.
Struisvogels
O ja, bijna vergeten… Er zijn ook nog collega's, die hun kop in het zand steken en doen alsof er niets aan de hand is. Ze laten zich gewillig naar de slachtbank leiden en komen pas in actie als het te laat is.
Dan staan ze opeens aan de zijlijn: zonder baan, zonder inkomen en zonder perspectief.
Waarom verzuim je?
Er zijn legio redenen om te verzuimen. Je bent ziek, zwak of misselijk. Je weet, kent of kunt iets niet. Je hebt ergens geen zin in, wilt een ander dwars zitten of denkt niet na. En je kunnen ook bang zijn of lui of moe.
Pas als je weet waarom je verzuimt, kun je het oplossen.
Opdracht: Waarom verzuim jij?
Welke redenen heb jij om te verzuimen?
Wat vind je van jouw redenen?
Wat zouden anderen hiervan vinden?
Wat zou jij van anderen vinden met deze redenen?
Wanneer verzuim je?
De keuze die je hierin maakt is van vele factoren afhankelijk:
- Belang en urgentie.
- Nut of noodzaak.
- Waarden en normen.
- Kennis, kunde of ervaring.
- Motivatie en bereidheid.
- Mogelijkheden en vaardigheden.
Opdracht: Geef per factor aan hoe deze jouw verzuim beïnvloedt.
Welke factor werkt voor jou stimulerend om te verzuimen?
Welke factor werkt voor jou remmend om te verzuimen?
Welke factor ervaar jij niet als relevant om te verzuimen?
Ook de omstandigheden spelen een rol:
- Locatie.
- Tijd.
- Geld.
- Middelen.
- Energie.
- Gezondheid.
- Korte of lange termijn.
Opdracht: Geef per omstandigheid aan hoe deze jouw verzuim beïnvloedt.
Wanneer verzuim je wel?
Wanneer verzuim je niet?
En wanneer verzuim je tussen wel en niet in?
Hoe verzuim je?
Verzuim kan zich op vele manieren manifesteren.
- In dood, ziekte of verderf.
- In achterstanden, fouten en onbetrouwbaarheid.
- In mopperende collega's en klanten.
- In een uitgezakt lichaam en een gekwelde geest.
- In een gezin dat zonder jou eet.
- In vrienden en familie die je niet meer zien.
- In een verwaarloosde hond, kat of tuin.
- In slapeloze nachten, tobben en stress.
Wat al deze manieren gemeenschappelijk hebben is dat je jezelf en anderen te kort doet. En dat er maar eentje is die dit veranderen kan. JIJ.
Je schaadt jezelf
De prijs van verzuim is hoog. Je hebt jezelf ermee op allerlei vlakken: je resultaten, portemonnee, gezondheid, relaties en ook je ontwikkeling.
Opdracht: Stel je eens voor dat jij een jaar lang je werk verzuimt. Welke gevolgen heeft dit dan:
Voor je klanten, collega's en leveranciers?
Voor je inkomsten en uitgaven, zakelijk en privé?
Voor hoe je zelf in je vel steekt en de impact die dat heeft op je gezin, je hobby's en je andere liefhebberijen?
Schijnt er dan nog licht aan jouw horizon of dreigen er vooral donderwolken?
Je weet zelf het antwoord…
Je benadeelt anderen
Los van deze persoonlijke schade, benadelen we met ons verzuim ook anderen.
Als wij niet doen wat we horen te doen, krijgen anderen hun zaken niet voor elkaar. Dan kunnen ze hun doelen niet bereiken, presteren ze onder de maat, zijn bestuurders, klanten en medewerkers ontevreden.
De gevolgen staan dagelijks is de krant: rode in plaats van zwarte cijfers, werkdruk in plaats van werkplezier, klokkenluiders in plaats van zorg en aandacht voor de klant.
Tijd voor maatregelen
Verzuim is niet nodig. Het kan voorkomen worden en – als het zich voordoet – effectief worden aangepakt. Jij kunt hierin zelf het verschil maken. Met je eigen houding en gedrag.
Doe je dat niet, dan ben je zelf in gebreke.
Geloof je me niet? Bedenk dan waarom je iets niet zou kunnen veranderen als je er last van hebt.
Leef je uit met drogredenen als:
- Heeft toch geen zin.
- Is al vaker geprobeerd.
- Veel te ingewikkeld.
- Dat is niemand nog gelukt.
- Geen beginnen aan.
- Dat wordt nooit geaccepteerd.
- Dat staat niet in mijn functieomschrijving.
- We moeten al zoveel.
- Veel te duur.
- Geen tijd.
- Kan niet.
- Mag niet.
- Is onfatsoenlijk.
- Maak je niet druk.
- Komen we op terug.
- Heb vertrouwen.
- Alles komt voor elkaar.
No more excuses
Smoesjes, dooddoeners en excuses. We laten onszelf en anderen er voortdurend mee wegkomen. Terwijl we er niets mee opschieten. Ze leiden tot uitstel en afstel en uiteindelijk tot conflicten, omdat er niet effectief en efficiënt wordt samengewerkt.
Wat alle excuses met elkaar gemeen hebben is dat ze jou weerhouden om verantwoordelijkheid te nemen en op te lossen waar je last van hebt. Dat kan op twee manieren:
- Door het probleem aan te pakken.
- Door het probleem te accepteren.
Meer dan deze twee smaken zijn er niet. Dus kies maar – scheelt jou en anderen een hoop gezeur.
Verzuim is een keuze
Of iemand verzuimt is afhankelijk van mogelijkheid en gelegenheid.
Beide zijn beïnvloedbaar. De eerste van binnenuit. De tweede van buitenaf.
Mogelijkheid om te verzuimen
Welk gedrag sta jij jezelf toe in een bepaalde omgeving om te verzuimen?
- Wat vind je dat je kunt doen?
- Wat vind je dat je kunt laten?
Jouw eigen visie, waarden en normen zijn bepalend voor de keuzes die je hierin maakt.
Gelegenheid om te verzuimen
Welk doen en laten staat de omgeving je toe?
- Wat kun je je permitteren?
- Wat wordt niet geaccepteerd of getolereerd?
De collectieve waarden en normen zoals die binnen deze omgeving worden gehanteerd en nageleefd zijn leidend voor de keuzes die je hierin maakt.
Zo kan het anders
Wil jij geen last meer hebben van verzuim of nalatigheid?
Zorg van meet af aan voor glasheldere afspraken over:
- De inhoud van het werk.
- De arbeidsomstandigheden.
- De arbeidsverhoudingen.
- De arbeidsvoorwaarden.
De belangrijkste voorwaarde is dat je volstrekt transparant bent over hoe je met elkaar omgaat. En ook wat hierin wel en niet acceptabel is om het gezamenlijke doel te dienen.
- Waardeer en beloon effectief gedrag in het moment.
- Stuur ineffectief gedrag direct met persoonlijke aandacht bij.
- Tref waar nodig corrigerende maatregelen.
Op deze manier geef je verzuim geen kans om je werk en relaties te verzieken.
Over ziek zijn gesproken
Ziekte is geen reden zonder meer om te verzuimen van je werk. Dit is pas geoorloofd als je door een lichamelijk of geestelijk gebrek (handicap) niet meer in staat bent om het werk te doen dat je geacht wordt te verrichten of dat je hebt afgesproken te doen.
Over wel of niet ziek zijn en de daaraan gekoppelde eventuele gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid oordeelt de bedrijfsarts of verzekeringsarts. Er zijn vier scenario's:
- Wel ziek, niet arbeidsongeschikt.
- Wel ziek, geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt.
- Niet ziek, geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt.
- Niet ziek, niet arbeidsongeschikt.
Wel ziek, niet arbeidsongeschikt
Ben je ziek, maar niet arbeidsongeschikt? Dan doe je gewoon je werk en functioneer je – ondanks je ziekte – naar behoren. Er is geen reden voor ziekteverzuim.
Wel ziek, geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt
Ben je ziek en geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt? Dan kun je je eigen werk of aangepast werk niet of slechts ten dele verrichten en ben je voor het gedeelte dat je niet kunt werken ziek. Ziekteverzuim – geheel of gedeeltelijk – is vanuit medisch standpunt te rechtvaardigen.
Niet ziek, geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt
Ben je niet ziek, maar wel geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt? Dan is er sprake van zogenaamde 'situationele arbeidsongeschiktheid'. Er spelen dan conflicten tussen 'de mens' en 'het werk', die niet medisch van aard zijn. Verzuim kan te rechtvaardigen zijn, maar niet op basis van ziekte: het gaat dan om een bijzondere vorm van verlof.
Niet ziek, niet arbeidsongeschikt
Ben je niet ziek en niet arbeidsongeschikt? Dan kan er geen sprake zijn van ziekteverzuim.
Verzuim niet bij ziekte
Niet iedereen met een ziekte verzuimt of is arbeidsongeschikt. Evenmin is iedereen ziek, die verzuimt of arbeidsongeschikt is.
Ziekte en ziekteverzuim zijn geen synoniemen van elkaar en dienen ook apart bezien te woorden. Voor het vaststellen van ziekte zijn medici nodig. Voor het constateren van verzuim zijn feiten en concreet waarneembaar gedrag nodig over het nalatig zijn.
Blijf niet in gebreke om die feiten en gedragingen te verzamelen. Alleen dan kun je verzuim effectief en efficiënt oplossen – ook bij ziekte.
UBAA jij al?
Uitspreken. Bespreken. Afspreken. Aanspreken.
Doe jij het al? Als jij er mee begint volgen je collega's en klanten vanzelf.
Je maakt een flitsende start met de volgende zes basisregels voor effectief gedrag:
Vind je deze basisregels interessant? Neem dan nu even de tijd om te kijken waar jij staat in het toepassen van deze regels en waar je nog te winnen hebt.
Opdracht: Jij en de basisregels van FFT
Welke basisregels pas jij toe?
Wees eerlijk naar jezelf en kijk of je deze echt altijd, overal en bij iedereen toepast.
Ja? Ga zo door.
Nee? Onderzoek wat je weerhoudt en denk, durf of doe anders, zodat je je wel volgens deze regels gedraagt.
Helderheid in vier stappen
In de meeste organisaties is UBAA'en een ondergeschoven kindje, waardoor effectief gedrag ver te zoeken is. Er gelden geen basisregels voor transparant communiceren en als ze al gelden dan worden ze niet nageleefd.
De gevolgen voor productief en prettig samenwerken zijn groot: er is geen veiligheid en vertrouwen en doelen en resultaten worden niet gehaald. Roddel en achterklap tieren welig, stress en verzuim vieren hoogtij.
Terwijl het zoveel leuker en slimmer kan. Door te UBAA'en kunnen alle IKKEN er zijn en ontstaat er een echte WIJ, die er samen voor gaat. Iedereen heeft hetzelfde doel voor ogen: de klant vooruit helpen in zijn werk of leven. Als je UBAA't wil je daar samen het verschil in maken.
UBAA'en is ook niet moeilijk als je weet wat je wilt, waarom en van wie. Dan heb je alle ingrediënten om met de ander in gesprek te gaan en te zorgen dat je krijgt wat je nodig hebt. Of niet, maar dan hoef je daar ook niet teleurgesteld over te zijn. UBAA'en zorgt voor duidelijkheid met een volstrekt transparant proces.
Zo werkt UBAA
Hoe UBAA werkt is als volgt samen te vatten:
- Ik zorg ervoor dat de ander weet wat ik belangrijk vind of nodig heb.
- Ik zorg ervoor dat ik weet hoe de ander tegenover mijn belang of nood staat.
- Ik maak afspraken met de ander over het dienen van mijn belang of nood.
- Ik spreek de ander aan op het dienen van mijn belang of nood.
Hoe UBAA je?
UBAA'en doe je in vier stappen. Hieronder vind je de onderdelen van elke stap. Voer deze achter elkaar uit en je zult de transparantie ervaren waar je zo naar verlangt.
Stap 1: Uitspreken
- Breng je boodschap in de vorm van een krachtige IK-boodschap.
- Uit een persoonlijke wens of behoefte (in 'pijn' of 'fijn').
- Verkondig een algemeen belang, nut of noodzaak.
- Geef een korte, heldere argumentatie in ervaring, feiten of logica.
Stap 2: Bespreken
- Vraag de ander naar zijn begrip van de boodschap en WAT hij van jouw boodschap vindt.
- Vraag door, vat samen en creëer draagvlak voor je boodschap (het WAT).
- Laat de ander jouw belang, nood of argumentatie herhalen of vraag hem zijn begrip van jouw WAAROM samen te vatten.
- Creëer commitment op het gemeenschappelijke in WAT je deelt en WAAROM je dat deelt.
Stap 3: Afspreken
- Vat het gemeenschappelijke samen in WIJ, WAT en WAAROM.
- Doe een voorstel over toepassing of uitvoering van de boodschap.
- Check de reactie van de ander op dit voorstel.
- Luister actief, vraag door en vat samen, totdat er akkoord is over het vervolg.
- Maak SMART afspraken over het vervolg: WIE doet WAT, WANNEER, WAAR en HOE.
Stap 4: Aanspreken
- Verwoord de SMART afspraak: Op datum x hebben wij met elkaar afgesproken dat... (HOE, WAT EN WAAROM).
- Benoem de feiten en het concreet waarneembare gedrag in de opvolging van de afspraak.
- Praat in zintuigelijke waarneming: Ik ZIE, HOOR, RUIK, PROEF, VOEL (TAST)....
- Vat het gemeenschappelijke en/of onderscheidende in de opvolging ten opzichte van de afspraak samen.
- Check deze samenvatting bij de ander en vraag hem om toelichting of aanvulling.
- Verbind het besprokene aan de opvolging van de afspraak, trek conclusies en koppel er consequenties aan.
NB Na punt 6 hierboven begint een nieuwe cyclus van uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken.
Drie keer UBAA'en volstaat
Wie UBAA't volgens de regels heeft weinig tijd nodig om af te rekenen met nalatigheid en verzuim.
Er zijn maximaal drie UBAA-rondes nodig. Dan is duidelijk dat de ander niet wil meewerken en dat diens verzuim of nalatigheid een eigen keuze is met de bijbehorende consequenties.
In de tweede UBAA-ronde zijn deze consequenties bespreekbaar gemaakt, omdat afspraken uit de eerste UBAA-ronde niet nageleefd zijn. Omdat fouten maken menselijk is, worden deze afspraken in de tweede ronde herhaald inclusief de consequenties van wel en niet naleven.
Worden ze dan opnieuw niet nageleefd dan is er sprake van onwil en pas je de consequenties toe.
Verzuim is een keuze, de consequenties ook.
UBAA jij mee?
Stel je eens voor welke winst jij kunt behalen door vanaf nu te UBAA'en.
Laat het me weten in het commentaar hieronder.
