Je taken bewaken? En dan ook nog eens 10 manieren? Als tijd jou als zand door de vingers glipt, klinkt dit je vast als muziek in de oren!
Want hoe vaak overkomt het je dat je aan het eind van de dag weer niet gedaan hebt wat je je 's ochtends had voorgenomen? En dat je aan het eind van de week opnieuw een stapel werk mee naar huis neemt, terwijl de vorige stapels er nog liggen?
Wat je ook probeert, je krijgt het gewoonweg niet voor elkaar om je werk binnen kantooruren af te krijgen. Terwijl er ook collega's zijn die op kantoor wel alles gedaan krijgen, en thuis ontspannen genieten van hun vrije tijd.
Wat doen deze collega's anders dan jij? En wat zou jij van ze kunnen leren om jouw werk ook tijdens werktijden te klaren, en dus echt vrij te hebben als je vrij bent?
In deze blog geef ik je een test in het bewaken van je taken – zodat je kunt kijken hoe effectief jij hierop scoort – en 10 manieren om hierin niet meer te verzuimen of nalatig te zijn. Met als bonus het verhaal van operationeel directeur Els, die zich een uitgeperste citroen voelde, toen ze deze 10 manieren nog niet kende.
Drie kritische vragen vooraf
Wie mij een beetje kent, weet dat ik zaken graag bij de kern aanpak. Daarom vind ik het belangrijk om jou eerst drie kritische vragen te stellen over het organiseren van jouw werk. Hier komen ze.
Doet ieder zijn eigen 'ding'?
Weet jij waar jij van bent in je werk? En weten de mensen om je heen dat ook?
Als jij zelf niet weet wat jouw 'ding' is, kunnen anderen daar moeilijk rekening mee houden. Dan krijg je van alles op je bordje, omdat anderen denken of vinden dat het daar hoort. Of je krijgt juist niets op je bordje, omdat anderen niet aan je denken of niet vinden dat het daar hoort. Of je krijgt dingen soms wel op je bordje en soms niet, omdat er soms wel en soms niet aan je wordt gedacht en soms wel en soms niet naar wordt gehandeld.
Andersom geldt hetzelfde. Als anderen niet weten wat hun 'ding' is, kun jij daar lastig rekening mee houden. Je weet dan niet wat je wanneer aan wie kunt vragen of wie wat wanneer doet en hoe dat bijdraagt aan wat jij te doen hebt.
In beide gevallen is de kans groot dat je dingen zelf doet, dubbel doet of verkeerd doet, terwijl dit niet nodig is als iedereen zijn eigen ding zou doen. Dit valt en staat echter bij weten wat dat 'ding' is en dat 'ding' ook consequent doen.
Heeft ieder recht op zijn eigen probleem?
Hoe onaardig dit misschien ook mag klinken – en zeker als je een love junk bent – is dat iedereen recht heeft op zijn eigen probleem. Elke functie, rol of taak kent zijn uitdagingen, die met specifieke kennis, kunde of ervaring te tackelen zijn.
Als de juiste man op de juiste plek zit, kan hij dat en gebeurt dat ook. Is dat niet het geval, dan lossen problemen zich niet op en blijft het dweilen met de kraan open. Dat doe je overigens ook met 's avonds en in het weekend inhalen waar je doordeweeks overdag niet aan toekomt.
Gun jij iedereen – inclusief jezelf – zijn eigen probleem? Dan is het wezenlijk dat je weet wie waarvan is en dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de juiste hand zijn belegd. Aan een koning zonder land heeft niemand iets, noch aan een land zonder 'koning'. En ook een eenoog in het land der blinden zet weinig zoden aan de dijk.
Om een 'koninkrijk' te laten floreren zijn heldere organisatie- en communicatiestructuren onontbeerlijk. Wie doet wat, wanneer en waarom? En hoe wordt daarover door alle betrokkenen op het juiste moment, volledig, juist en betrouwbaar gecommuniceerd, zodat er daadwerkelijk gebeurt wat er is afgesproken en de gezamenlijke doelen worden behaald?
Zwaai jij je eigen scepter?
Of je nu de baas bent of niet, zorg dat je je eigen scepter zwaait. Wees helder en duidelijk over wat je kunt, wilt en nodig hebt en wat anderen van je kunnen en mogen verwachten. Assertiviteit en UBAA'en zijn hierbij onontbeerlijk.
Wees daarnaast open en eerlijk over je plussen en minnen en omring je met mensen die jou helpen om op je best te functioneren.
Een acht verzamelt negens en tienen om zich heen, zodat hij kan toppen met succes. Een vier neemt genoegen met drieën en tweeën en blijft dus tobben met stres. In deze video ontdek je hier meer over:
Voorkom je burn-out
Werk je te veel uren of heb je te veel werk? Alleen jij kunt deze situatie veranderen door enerzijds paal en perk te stellen aan wat je zelf allemaal doet en anderzijds nee te zeggen tegen wat anderen allemaal van je vragen.
Doe je dat niet, dan zullen overspanning en overdruk uiteindelijk hun tol eisen in een burn-out. En reken maar dat je je dan helemaal niet meer druk maakt om de taken die je nu allemaal buiten kantooruren verstouwt. Op dat moment is er maar een 'ding' waar jij je handen vol aan hebt: jezelf weer op de been krijgen en voorkomen dat je het ooit nog zo ver laat komen.
Wil jij niet dat het zo ver komt? Doe onderstaande test, zodat je direct winst kunt boeken met jouw taakbewaking.
Test jezelf in het bewaken van je taken
Het enige wat je hoeft te doen is jezelf van - - (geheel niet of zelden van toepassing) tot ++ (geheel wel of meestal van toepassing) te scoren op de volgende 10 uitspraken:
- Ik neem taken van anderen op mijn schouders.
- Ik delegeer weinig.
- Als een collega met een karweitje komt, ben ik slecht in staat om 'nee' te zeggen.
- Ik laat me door anderen niet in mijn werk storen.
- Ik los de problemen van anderen op.
- Als ik 'nee' zeg tegen een verzoek leg ik uit waarom ik 'nee' zeg, totdat de ander tevreden is.
- Als ik verzoeken weiger, zoek ik naar oplossingen die voor de ander aanvaardbaar zijn.
- Ik zeg 'nee' als het nodig is en ik blijf ook bij mijn 'nee'.
- Iemand uitleggen wat hij voor mij moet doen, duurt langer dan het zelf doen.
- Ik doe werk waar mijn baas voor betaald wordt.
Alles gescoord? Mooi! Beloon jezelf dan voor de uitspraken 4 en 8 als volgt:
| - - | = | 1 punt |
| - | = | 2 punten |
| 0 | = | 3 punten |
| + | = | 4 punten |
| + + | = | 5 punten |
En geef jezelf voor alle andere uitspraken precies de omgekeerde beloning:
| + + | = | 1 punt |
| + | = | 2 punten |
| 0 | = | 3 punten |
| - | = | 4 punten |
| - - | = | 5 punten |
Tel nu je punten bij elkaar op. Hoe hoger jouw totaal (maximaal 50), hoe beter jij jouw taken bewaakt. En hoe lager jouw totaal (minimaal 10), des te meer tijd je verspilt aan werk dat niet bij jou hoort.
Deze taak kun je niet delegeren
En? Hoe ziet de uitslag in het bewaken van jouw taken eruit?
Scoor jij lager dan je lief is? Ga dan direct aan het werk met de uitspraak met de laagste punten. En nee, deze taak kun je niet delegeren – zelfs niet als je dubbel min scoort op uitspraak 2.
Stel je eens voor
Vanaf nu doen jouw collega's hun eigen 'ding' en lossen zij hun eigen problemen op. Daarnaast komen ze hun afspraken na, communiceren ze transparant en nemen ze verantwoordelijkheid voor hun eigen gedrag.
Hoe zou dat voor je zijn?
En voor je gezin, je vrienden en je hobby's?
Els voelde zich een uitgeknepen citroen
Hoe operationeel directeur Els zich voelde voordat zij met het bewaken van haar taken aan de slag ging, weet zij nog goed:
"Toen ik me aanmeldde voor het leiderschapsprogramma 'Meer Succes, Minder Stress' was ik echt de wanhoop nabij. Ik had alles geprobeerd. Beter plannen, efficiënter met mijn tijd omgaan, aan alles en iedereen trekken en sleuren om dingen gedaan te krijgen. Almaar meer en harder werken. Maar niets hielp.
Ik was moe, voelde me opgebrand, en merkte dat ik ten einde raad was. Ik hield van mijn job, maar tegelijkertijd voelde ik me meer en meer als een uitgeperste citroen. Van tijd voor mezelf of tijd voor mijn gezin was geen sprake meer. Zelfs als ik bij mijn gezin was, was ik met mijn hoofd ergens anders. Ik kon van niets meer genieten. Het was een kwestie van tijd voor ik onderuit zou gaan. Dat wist ik met zekerheid."
Nu heeft Els de touwtjes in handen
Na een jaar effectief denken, durven en doen met mij en een groep ambitieuze gelijkgezinden is de situatie van Els helemaal anders:
"In plaats van geleefd te worden en almaar door te hollen zit ik terug aan het stuur van mijn leven. In mijn werksituatie weet ik nu wat wel en niet mijn verantwoordelijkheid is, ik kom op voor mijn belangen, laat niet meer over me heen lopen en heb komaf gemaakt met nalatigheid van anderen.
Thuis heb ik terug tijd voor hobby's en ben ik echt aanwezig. Mijn relatie met mijn man en kinderen is veel hechter en veel fijner. Ik slaap goed, voel me energiek en kan weer volop van het leven genieten."
Lees de volledige referentie van Els Niemegeerts.
Behoefte aan sparren?
Is het resultaat uit jouw test voor het bewaken van je taken voor – fikse – verbetering vatbaar? En vind je het fijn om daar met mij over te sparren, zodat je niet verder verzaakt in jouw werk, privéleven of hobby's? Dan heb ik drie opties voor je.
Vraag en antwoord
Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met het (niet) bewaken van je taken delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.
Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass
Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.
Exclusief 1 op 1 sparren
Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever werken en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.
