10 manieren om efficiënter te werken – test jezelf

Hoe komt het toch dat de dag altijd te kort is en dat je zelfs in de avonden en het weekend je werk niet afkrijgt? Ligt het aan de enorme bergen werk die jij als ambitieuze directeur, manager of ondernemende professional te verstouwen hebt? Of ligt het misschien aan jou, omdat je efficiënter zou kunnen werken?

Om er achter te komen waar het bij jou aan schort, vind je in deze blog een efficiëntietest. Met deze test scoor je jezelf op 10 manieren om efficiënter te werken, waarmee je direct je voordeel kunt doen om 0% overuren, 25% productiever en 100% leven waar te maken aan de top.

Je hoofd loopt over

Het is ook zoveel waar je je mee bezighoudt. En er zijn zo veel machten en krachten die er spelen. Soms weet je van voren niet meer dat je van achteren leeft. Wat was het ook alweer dat je je echt moet blijven herinneren, ook al staat het op een van de vele to-do-lijsten die je rijk bent? De dag is zo voorbij en je werk is nog lang niet af. Elke dag weer werk je hard en lang, een cirkel die je op de een of andere manier niet doorbroken krijgt.

Sociaal werken

Met een beetje gezelligheid op zijn tijd is niets mis. Alleen waren het deze week vier verjaardagen die gevierd werden. Met overheerlijke taart van de banketbakker. Zeg daar maar eens nee tegen. Jij kunt het niet en voor je het wist was je zo weer een uur verder.

Aandacht geven loont – niet

Je hebt het wel even over werk gehad, maar vooral veel over koetjes en kalfjes, over huisjes, boompjes en beestjes. Diep in je hart vind je dat het daarom draait in het samenwerken met collega's. Je vindt het belangrijk dat je weet wat er speelt, hoe iedereen in zijn of haar vel zit, zodat je er rekening mee kunt houden. Niet voor niets ben jij vaak degene die het kaartje stuurt, een bosje bloemen of de collega thuis bezoekt als het een keertje wat minder gaat.

Professionele tijdverkwanselaar

Aandacht hebben voor elkaar, daar gaat het om. Dat je daarom tot in de kleine uurtjes moet werken om in te halen wat je aan tijd hebt weggegeven, daar baal je wel van. Zeker als anderen je betichten van tijdverspilling. Hoezo verkwansel jij je tijd? Ze moesten eens weten wat je gedaan hebt voor die en die en die. En welke extra werkzaamheden jij op je neemt waar niemand naar omkijkt.

Op weg naar het einde

Een burn-out is waar je in een rap tempo op afstevent als je niets verandert. Het toekomstscenario ziet er niet rooskleurig uit. Niet alleen krijg je je bestuur, directie of aandeelhouders een keer op je dak, omdat er te weinig uit je handen komt – iets wat je bij het vooruitzicht alleen al niet eerlijk vindt. Ook je collega's, klanten en leveranciers trekken hun conclusies als je niet levert waar je voor opgesteld staat. Time is money, cut the crap en back to business. Ze willen ergens komen als ze afspraken maken met jou, en niet van het kastje naar de muur worden gestuurd of halfzachte antwoorden krijgen waarom je afspraken niet nakomt.

Alsmaar doorgaan

Ondertussen ploeter je maar in je eentje voort en voel je je niet blij. Alleen is maar alleen, je lijkt Calimero wel. Jouw overvolle bordje raakt steeds voller. Je hoofd maalt, je lichaam trilt, met veel te veel koppen koffie en af en toe een red bull probeer je jezelf op de been te houden. De wallen onder je ogen worden steeds groter. Je reacties steeds bitser. En er komt een punt dat paracetamol je dagelijkse medicijn is en je slaapmutsje niet langer tot een glas beperkt blijft.

Met het zweet op je gezicht

Maar ja, je moet wat. Je betaalt je hypotheek van je salaris, dus je moet elke dag wel op komen dagen. En jij kunt er toch ook niets aan doen dat je elke keer weer meer tijd nodig hebt dan gepland, of meer geld benodigd is dan begroot. Je troost jezelf met de gedachte dat er vast meer collega's zijn die net zo tobben met stress aan de top als jij. En dat klopt, dus laten we maar meteen de hamvraag stellen.

Werk je wel efficiënt genoeg?

Als je nu al steeds het gevoel hebt dat je jezelf achternaloopt, dat bijzaken hoofdzaken zijn geworden, en je hebt problemen met het nakomen van afspraken, dan is het de vraag of je wel efficiënt genoeg werkt. Zeker als anderen – en jij zelf eigenlijk ook – steeds vaker vinden dat je tijd, geld en energie verspilt.

Dus vooruit met de geit en gaan met die banaan. Doe onderstaande test en kijk hoe je scoort op de 10 manieren om efficiënter te werken, zodat je daar meteen je voordeel mee kunt doen.

De efficiëntietest

Het enige wat je hoeft te doen is jezelf van - - (geheel niet of zelden van toepassing) tot ++ (geheel wel of meestal van toepassing) te scoren op de volgende 10 uitspraken:

1. Gezellig met mijn collega's omgaan, maakt mijn werkdag plezierig.
2. Ik voer mijn werk steeds efficiënter uit.
3. Ik heb middelen bij me om invallen direct vast te kunnen leggen.
4. Ik stel mezelf de vraag: 'Hoe kan ik mijn tijd op dit moment het beste besteden?'
5. Elk document, fysiek of digitaal, gaat maar eenmaal door mijn vingers.
6. Bij onbelangrijke briefjes van collega's schrijf ik het antwoord op dezelfde brief.
7. Ik neem zo weinig mogelijk tijd van anderen in.
8. Ik beëindig gesprekken op het moment dat ik de benodigde informatie heb.
9. Ik benut de tijdstippen waarop ik het best werk.
10. Als een afspraak ten einde loopt, waarschuw ik mijn gesprekspartners dat mijn tijd bijna op is.

Alles gescoord? Mooi! Beloon jezelf dan voor de uitspraken 2 tot en met 10 als volgt:

En geef jezelf voor uitspraak 1 precies de omgekeerde beloning:

Tel nu je punten bij elkaar op. Hoe hoger jouw totaal (maximaal 50), hoe efficiënter je werkt. En hoe lager jouw totaal (minimaal 10), des te meer tijd je verspilt.

Efficiënter gaan werken

En? Hoe ziet de uitslag er bij jou uit? Elke uitspraak bevat een manier om efficiënter te werken.

Als jouw score lager is dan je lief is, ga dan direct aan het werk met de uitspraak met de laagste punten. En doe dit zeker als je laag scoort bij de eerste uitspraak: "Gezellig met mijn collega's omgaan, maakt mijn werkdag plezierig".

Je kunt veel winst halen bij verandering op dit punt, omdat het juist veel gezelliger en plezieriger is om efficiënter samen te werken dan elkaars tijd, geld en energie te verspillen.

Het lijkt wel een droomscenario

Stel je voor: een overzichtelijke agenda, een opgeruimd huis, een helder hoofd, rust in lijf en leden. Werk komt op tijd af, geen irritaties en frustraties. Je gaat opgewekt naar bed en opgewekt er weer uit. Niemand klaagt, niemand heeft stress. Jij ook niet, dankzij efficiënter werken.

Wat je wel hebt is relaxed excelleren aan de top. Een plezierige en productieve samenwerking met collega's, klanten en leveranciers. Je zaken komen voor elkaar, zowel zakelijk als privé. Afspraak is afspraak, je boekt kwaliteit, resultaat en voortgang en je bent steeds aan het innoveren, zodat dingen makkelijker, beter en sneller gaan. En die tijd om AAN de business te werken heb je nu ook, omdat je niet meer IN de business verzuipt.

Het is dichterbij dan je denkt

Denk je nu dat dit een illusie is? Als je doorgaat op je ingeslagen weg, dan is dat zeker een illusie. Maar niet als je zorgt voor een stevig fundament om efficiënter te werken.

In mijn leiderschapsprogramma 'Meer Succes, Minder Stress' breng je binnen afzienbare tijd duurzame verandering in jouw situatie. Met een doel- en resultaatgerichte aanpak zorg je ervoor dat er meer uit je handen komt met minder moeite. Dat je tijd- en energieverspillers oplost. Nee tegen anderen leert zeggen en ja tegen jezelf. Zodat je zowel in je werk als thuis bereikt wat jij bereiken wilt. En je je op topniveau kunt ontplooien op de manier die bij jou past.

Waar of niet waar

Dat dit geen zoete broodjes zijn die ik verkoop, weet Ron Aelmans van Tuintechniek Aelmans. Het duurde even voordat hij met zijn referentie over 'Werken zonder stress' – de voorloper van 'Meer Succes, Minder Stress' – kwam. En juist dit feit, dat het wel even mocht duren, was voor hem het bewijs dat wat hij had geleerd effectief was voor hem.

"Is het urgent en/of belangrijk? Wil ik hiervoor tijd maken en zo ja, wanneer en hoeveel? Waarom wil ik dat? Voor aanvang van de training had ik geen week gewacht, bang dat jullie mij iets kwalijk zouden nemen en had ik de brief in een paar dagen gestuurd. Al had het midden in de nacht gemoeten, die tijd had ik ervoor opgeofferd. Maar dat is dus voorgoed verleden tijd, want niemand krijgt mij meer 's nachts aan het werk. Als dat iemand niet bevalt, jammer, maar helaas. Ik heb er geen dag minder werk door en als ik nu iets aan iemand beloof, dan gebeurt dit ook voor honderd procent binnen de afgesproken termijn. Geen flauwe smoesjes meer over vertragingen en defecte apparatuur."

En dat was niet alles waarin hij veranderd is:

"Als ik nu terugdenk aan de periode van acht jaar voor de training, lijkt het wel of mijn klanten aan mij konden zien dat ik heel graag altijd voor ze klaar stond en met alle plezier kosteloos een uurtje extra maakte, zodat ze in ieder geval maar tevreden waren over het werk. Ik cijferde mezelf weg voor de klus, ongeacht of dat gepaard ging met een evenredige beloning. Dat ik bang was voor conflictsituaties is mij nu wel duidelijk en dat ik deze ontweek door als een 'ja-knikker' alle extra wensen te vervullen."

Lees de volledige referentie van Ron Aelmans.

Hulp bij efficiënter werken gewenst?

Is het resultaat uit jouw efficiëntietest voor – enorme – verbetering vatbaar? Dan reik ik je graag de helpende hand, zodat jij de 10 manieren van efficiënter werken in hoofd, hart en handen krijgt, zowel in werk, privé als hobby's. Maak je keuze uit een van de volgende opties.

Vraag en antwoord

Heb je vragen over deze blog? Of wil je jouw ervaringen met (in)efficiënter werken delen? Laat dan hieronder jouw reactie achter en ik antwoord persoonlijk.

Doe mee met mijn interactieve, online Masterclass

Stap nu uit jouw vicieuze cirkel van alsmaar harder werken, waardoor je tijd en energie krijgt voor jezelf en ontspannen excelleert aan de top. In slechts één uur krijg jij weer grip op je werk en leven. Meld je nu aan voor de interactieve, online Masterclass 'Succes Zonder Stress'.

Exclusief 1 op 1 sparren

Wil je liever direct persoonlijk met mij in gesprek, zodat 0% overuren, 25% productiever en 100% leven jouw relaxte werkelijkheid wordt? Klik hier om jouw Doorbraaksessie te boeken en we spreken elkaar binnenkort.